Communication Basics
Komunikasi adalah hal penting yang harus terjadi di dalam sebuah gereja. Tanpa komunikasi yang baik, akan sangat susah bagi sebuah gereja untuk menjangkau jemaatnya.
Untuk itu, Erista menyediakan modul Komunikasi yang menampung berbagai kebutuhan komunikasi untuk gereja. Channel komunikasi yang dapat dilakukan melalui Erista meliputi:
- SMS (coming soon)
Apa saja yang dapat Anda capai melalui modul komunikasi Erista?
- Mengirimkan berita gereja kepada seluruh jemaat melalui Email
- Mengirimkan undangan pertemuan pengurus kepada para pengurus gereja melalui Email
- Membuat Contact Group baru untuk mengelompokkan orang-orang tertentu (misalnya: orang-orang yang mendaftar baptisan di bulan Desember)
- Mengatur Pesan Ulang Tahun otomatis melalui Email
- Mengatur Pesan Ulang Tahun otomatis melalui WhatsApp
Apa saja yang perlu diperlukan?
Kami menganjurkan Anda paling tidak mencatat nama, email address, dan nomor telepon pada data People. Setiap fitur pada modul komunikasi ini mengandalkan data baik alamat email, nomor telepon, dan nama lengkap untuk mengirimkan pesan pada jemaat.
Cara mengirimkan pesan kepada jemaat melalui Email
Dengan Email, Anda dapat menulis pesan yang bebas untuk dikirimkan kepada jemaat Anda. Untuk itu, Anda dapat mengikuti prosedur berikut:
Pada halaman New Message, hal pertama yang perlu Anda isi adalah siapa yang menjadi penerima pesan Anda. Untuk itu, Anda memiliki 2 pilihan:
- Menambahkan kontak baru melalui Contact Group (a)
- Menambahkan kontak baru satu per satu melalui daftar People (b)
Berikutnya, anda juga dapat mengatur From. From di sini adalah siapa yang menjadi pengirim pesan. Dalam hal ini, Anda hanya dapat mengisinya dengan salah satu dari user Erista yang terdaftar pada akun Anda.
Lalu, Anda dapat mengisi Subject email. Ini akan tampil sebagai subject email yang diterima oleh para penerima email.
Berikutnya, Anda dapat mengisi Body dari pesan. Bagian Body dapat Anda isi dengan pesan sesuai kebutuhan Anda.
Terakhir, setelah semua sudah lengkap, jangan lupa untuk menekan tombol Send Now. Setelah Anda menekan tombol Send Now, maka email akan segera dikirimkan oleh Erista menuju ke masing-masing email address yang dituju.
Tips! Menyisipkan gambar pada pesan Email
Pada bagian Body, Anda dapat menambahkan gambar dengan menekan ikon gambar yang tersedia pada toolbar di bagian Body.
Mengatur Pesan Ulang Tahun otomatis melalui Email
Pesan ulang tahun yang personal untuk jemaat akan sangat diapresiasi oleh jemaat Anda. Untuk itu, Erista menyediakan fitur pesan ulang tahun otomatis melalui Email yang dapat Anda ubah sesuai dengan selera gereja:
Pastikan Anda berada pada tab Email pada menu Automated Messages
Isilah bagian Subject sesuai dengan kebutuhan Anda
Isilah bagian Body sesuai dengan kebutuhan Anda
Setelah mengubah semuanya, pastikan Anda menekan tombol Save
Cara mencantumkan nama jemaat pada pesan otomatis
Tambahkan kode {{ name }} (lengkap dengan spasi) pada subject atau body message, maka sistem akan mengubahnya menjadi nama lengkap jemaat.
Cara mengaktifkan Pesan Ulang Tahun Otomatis
Untuk mengaktifkan pesan ulang tahun otomatis, pastikan tombol ada pada posisi menyala (switch berada di sebelah kanan). Tekan tombol toggle tersebut untuk mengaktifkan / mematikan fitur ini.
a. Personal Message adalah pesan yang ditujukan langsung kepada jemaat yang berulang tahun. Jika aktif, Erista akan mengirimkan pesan kepada setiap orang yang berulang tahun di hari tersebut pada pukul 08.00 AM.
b. Group Leaders adalah pesan yang ditujukan kepada pemimpin kelompok dari jemaat yang berulang tahun. Pesan ini bertujuan untuk mengingatkan pemimpin kelompok untuk turut memberi ucapan selamat kepada yang berulang tahun.
c. Admin & Pastors adalah pesan yang ditujukan kepada user Erista yang memiliki Role sebagai Admin dan Pastor. Pesan ini juga bertujuan untuk mengingatkan para pengurus dan gembala gereja untuk memberi ucapan selamat kepada yang berulang tahun.
Warning! Automatic Messages adalah fitur berbayar yang menggunakan kuota komunikasi
Jika Automatic Messages aktif, maka kuota komunikasi Anda akan berkurang setiap kali pesan ulang tahun terkirim. Ini adalah fitur yang dapat diaktifkan khusus untuk pelanggan Starter maupun PRO.
Mengatur Pesan Ulang Tahun otomatis melalui WhatsApp
Selain pesan ulang tahun otomatis melalui email, Anda juga dapat mengatur pesan ulang tahun otomatis melalui WhatsApp, dengan cara sebagai berikut:
- Pastikan Anda berada pada tab WhatsApp pada menu Automated Messages
- Untuk mengaktifkan pesan ulang tahun otomatis melalui WhatsApp, pastikan tombol ada pada posisi menyala (switch berada di sebelah kanan). Tekan tombol toggle tersebut untuk mengaktifkan / mematikan fitur ini.
Apakah dapat mengubah pesan ulang tahun pada WhatsApp?
Karena peraturan WhatsApp yang ketat, untuk saat ini, Erista hanya menyediakan satu macam pesan ulang tahun WhatsApp. Di masa depan, Erista akan menambahkan opsi-opsi baru yang dapat Anda pilih.
Menambahkan Contact Group khusus
Contact Group adalah fitur yang dibuat untuk memudahkan Anda mengirimkan Email pada sebuah kelompok khusus. Namun, Anda juga dapat menggunakan Contact Group untuk membentuk kelompok yang tidak termasuk pada kategori Small Group maupun Ministry Group, untuk kebutuhan apapun.
Untuk membuat Contact Group baru, ikuti langkah berikut:
- Pastikan Anda berada pada menu Contact Group
- Pada bagian atas kanan, tekanlah tombol Add Contact Group
- Masukkan nama Contact Group
- Masukkan anggota dengan memilih dari daftar People yang tersedia pada form. Jangan kuatir, Anda dapat menambah atau menghapus anggota di lain waktu.
- Tekan tombol Save untuk menyimpan kelompok baru Anda.
Contact Group bawaan dari sistem Erista
Erista telah menyediakan beberapa Contact Group yang dikelola oleh sistem, sehingga Anda tidak perlu mengelola kelompok-kelompok tersebut seperti, Male/Female, Everyone, Baptized/Not Baptized, dll.