Small Group Basics

Small Group adalah bagian penting dari sebuah gereja. Itu adalah tempat di mana jemaat dapat saling mengenal satu dengan yang lain dan membangun hubungan yang lebih dekat. Selain itu, Small Group juga adalah wadah bagi para jemaat untuk dapat didengar suaranya yang tidak dapat terjadi pada ibadah hari Minggu.

Erista menyediakan fitur Small Group sebagai tempat di mana kelompok-kelompok pada gereja Anda dapat dikelola dengan baik. Dengan begitu, para pemimpin atau gembala gereja menjadi tahu akan keadaan pada gereja, bahkan dapat mengetahui keadaan jemaatnya.

Erista juga menganjurkan untuk para pemimpin kelompok masing-masing diberikan akses Erista, sehingga segala proses administrasi gereja dapat didelegasikan kepada para pemimpin kelompok tersebut. Dengan begitu, gereja dapat berkolaborasi di dalam satu wadah yang sama, sehingga mudah untuk dimonitor oleh para pemimpin.

Membuat kelompok baru

Untuk membuat kelompok baru, anda dapat mengikuti langkah berikut:

1. Pastikan Anda berada pada menu Small Group
2. Tekan tombol Add Small Group pada bagian kanan-atas layar

1. Masukkan informasi kelompok seperti nama, pemimpin, alamat, dll. Informasi lainnya dapat Anda tambahkan nanti.
2. Tekan tombol Save. Jika semua aman, maka Anda akan melihat kelompok baru Anda telah terbentuk.

Menambahkan anggota baru pada kelompok

Untuk menambahkan anggota pada kelompok, anda dapat mengikuti langkah berikut:

1. Klik pada tab Members atau Anggota
2. Tekan tombol Add Group Member
3. Pilihlah anggota baru yang hendak ditambahkan. Anda dapat menambahkan lebih dari satu sekaligus.
4. Tekan tombol Save

Membuat catatan khusus

Notes atau Catatan dapat digunakan oleh para pemimpin kelompok untuk mencatat berbagai hal mengenai kelompok tersebut. Catatan ini juga dapat dilihat oleh user Erista lainnya sehingga dapat digunakan sebagai wadah untuk berkolaborasi dengan pengurus gereja lainnya.

Untuk menambahkan catatan baru, pastikan Anda:

1. Telah berada pada tab Notes atau Catatan
2. Tekan tombol Add a new Note
3. Setelah halaman baru keluar, Anda dapat menulis catatan pada kolom yang telah tersedia
4. Jangan lupa untuk tekan tombol Save jika catatan telah selesai ditulis

Membuat jadwal event atau pelayanan

Seringkali pada sebuah kelompok kecil gereja terdapat jadwal untuk berkumpul bersama, mungkin untuk melakukan pendalaman Alkitab, atau saling sharing bersama. Untuk hal ini, Erista menyediakan fitur penjadwalan atau Schedule. Di dalam fitur ini, pemimpin kelompok dapat:

• Membuat jadwal pelayanan untuk para anggota
• Mengirimkan undangan kepada anggota melalui email ataupun WhatsApp
• Membuat pengingat otomatis

Untuk membuat jadwal baru, Anda dapat mengikuti langkah berikut:

1. Tekan tombol Add new Schedule yang ada pada tab Schedule
2. Masukkan info jadwal seperti nama jadwal, tanggal dan waktu jadwal, dll.
3. Masukkan daftar orang-orang yang bertugas pada bagian Roles & Volunteers
4. Atur konfigurasi pada Auto Reminder jika Anda ingin Erista mengingatkan para anggota secara otomatis
5. Anda dapat memilih untuk mengirimkan undangan pada para anggota dengan memilih opsi Send Email Invitation atau Send WhatsApp Invitation

Mencatat Attendance atau absensi seluruh anggota kelompok

Salah satu hal yang penting untuk gereja adalah mengetahui apakah jemaatnya masih aktif di dalam gereja atau tidak. Jika jemaat mulai tidak aktif, ada baiknya jika gereja mengetahuinya sehingga dapat dengan segera mengambil tindakan lanjutan, mungkin dengan menghubungi anggota tersebut.

Untuk membantu gereja dalam hal ini, Erista menyediakan tempat di mana para pemimpin kelompok dapat melakukan absensi pada anggotanya. Untuk menambahkan data absensi baru, ikuti langkah berikut:

1. Pastikan Anda berada pada tab Attendance atau Absensi
2. Tekan tombol Add new Attendance
3. Setelah window baru muncul, masukkan Tipe Kehadiran yang sesuai (seperti: Ibadah Minggu, Kegiatan Small Group, Kegiatan Ministry Group, Kegiatan Lainnya)
4. Lalu, masukkan tanggal absensi. Jam dan catatan tambahan dapat Anda lewati jika tidak perlu.
5. Setelah itu, Anda akan daftar melihat anggota kelompok pada bagian bawah beserta status kehadiran mereka. Di sana, Anda dapat mengganti status kehadiran pada masing-masing anggota (seperti: Hadir, Sakit, Keluar Kota, Lainnya, Tidak Tahu)
6. Setelah semua status kehadiran sudah sesuai, jangan lupa untuk menekan tombol Save

Email semua anggota kelompok dengan mudah

Sebagai pemimpin kelompok, mungkin akan sering membutuhkan berkomunikasi dengan anggotanya. Mungkin salah satunya adalah untuk membagikan pengumuman atau berita dari gereja. Untuk itu, Erista menyediakan fitur yang dapat memudahkan Anda mengirimkan email pribadi kepada seluruh anggota kelompok. Berikut caranya:

1. Pada bagian profil Small Group, terdapat tombol Message, tekan tombol v yang ada di bagian kanan
2. Setelah itu akan muncul beberapa opsi, tekan opsi Email (group)
3. Setelah itu, device Anda akan beralih pada Email software yang ada pada device Anda
4. Jika anggota kelompok Anda memiliki email address, maka alamat email mereka akan otomatis terisi