Ministry Group Basics

Semua gereja pastinya memiliki departemen pelayanan. Beberapa contoh diantaranya adalah:

• Usher / Diaken
• Pemain musik
• Worship Leader / Singer
• Multimedia
• dan lain-lain

Erista menyediakan fitur Ministry Group sebagai tempat di mana kelompok-kelompok pelayanan pada gereja Anda dapat dikelola dengan baik. Erista juga menganjurkan untuk para pemimpin kelompok masing-masing diberikan akses Erista, sehingga segala proses administrasi gereja dapat didelegasikan kepada para pemimpin kelompok tersebut. Dengan begitu, gereja dapat berkolaborasi di dalam satu wadah yang sama, sehingga mudah untuk dimonitor oleh para pemimpin.

Saat ini, ada banyak kesamaan di Erista pada Ministry Group dan Small Group, oleh sebab itu, gambar-gambar berikut ada yang diambil dari Small Group.

Membuat kelompok baru

Untuk membuat kelompok baru, anda dapat mengikuti langkah berikut:

1. Pastikan Anda berada pada menu Ministry Group
2. Tekan tombol Add Ministry Group pada bagian kanan-atas layar

1. Masukkan informasi kelompok seperti nama, pemimpin, alamat, dll. Informasi lainnya dapat Anda tambahkan nanti.
2. Tekan tombol Save. Jika semua aman, maka Anda akan melihat kelompok baru Anda telah terbentuk.

Menambahkan anggota baru pada kelompok

Untuk menambahkan anggota pada kelompok, anda dapat mengikuti langkah berikut:

1. Klik pada tab Members atau Anggota
2. Tekan tombol Add Group Member
3. Pilihlah anggota baru yang hendak ditambahkan. Anda dapat menambahkan lebih dari satu sekaligus.
4. Tekan tombol Save

Membuat catatan khusus

Notes atau Catatan dapat digunakan oleh para pemimpin kelompok untuk mencatat berbagai hal mengenai kelompok tersebut. Catatan ini juga dapat dilihat oleh user Erista lainnya sehingga dapat digunakan sebagai wadah untuk berkolaborasi dengan pengurus gereja lainnya.

Untuk menambahkan catatan baru, pastikan Anda:

1. Telah berada pada tab Notes atau Catatan
2. Tekan tombol Add a new Note
3. Setelah halaman baru keluar, Anda dapat menulis catatan pada kolom yang telah tersedia
4. Jangan lupa untuk tekan tombol Save jika catatan telah selesai ditulis

Membuat jadwal event atau pelayanan

Salah satu masalah terbesar di dalam sebuah kelompok pelayanan adalah susahnya melakukan koordinasi pelayanan. Misalnya:

• Berkomunikasi dengan para volunteer
• Membuat jadwal pelayanan
• Mengingatkan jadwal pelayanan pada masing-masing volunteer

Tanpa Erista, hal-hal tersebut dilakukan oleh masing-masing kelompok dengan cara masing-masing yang berbeda-beda. Dengan Erista, seluruh kelompok di dalam gereja dapat melakukan hal-hal di atas melalui satu wadah yang sama. Di dalam fitur ini, pemimpin kelompok dapat:

• Membuat jadwal pelayanan untuk para volunteer
• Mengirimkan undangan kepada anggota melalui email ataupun WhatsApp
• Membuat pengingat otomatis

Untuk membuat jadwal baru, Anda dapat mengikuti langkah berikut:

1. Tekan tombol Add new Schedule yang ada pada tab Schedule
2. Masukkan info jadwal seperti nama jadwal, tanggal dan waktu jadwal, dll.
3. Masukkan daftar orang-orang yang bertugas pada bagian Roles & Volunteers
4. Atur konfigurasi pada Auto Reminder jika Anda ingin Erista mengingatkan para anggota secara otomatis
5. Anda dapat memilih untuk mengirimkan undangan pada para anggota dengan memilih opsi Send Email Invitation atau Send WhatsApp Invitation

Mencatat Attendance atau absensi seluruh anggota kelompok

Salah satu hal yang penting untuk gereja adalah mengetahui apakah jemaatnya masih aktif di dalam gereja atau tidak. Jika jemaat mulai tidak aktif, ada baiknya jika gereja mengetahuinya sehingga dapat dengan segera mengambil tindakan lanjutan, mungkin dengan menghubungi anggota tersebut.

Untuk membantu gereja dalam hal ini, Erista menyediakan tempat di mana para pemimpin kelompok dapat melakukan absensi pada anggotanya. Untuk menambahkan data absensi baru, ikuti langkah berikut:

1. Pastikan Anda berada pada tab Attendance atau Absensi
2. Tekan tombol Add new Attendance
3. Setelah window baru muncul, masukkan Tipe Kehadiran yang sesuai (seperti: Ibadah Minggu, Kegiatan Ministry Group, Kegiatan Ministry Group, Kegiatan Lainnya)
4. Lalu, masukkan tanggal absensi. Jam dan catatan tambahan dapat Anda lewati jika tidak perlu.
5. Setelah itu, Anda akan daftar melihat anggota kelompok pada bagian bawah beserta status kehadiran mereka. Di sana, Anda dapat mengganti status kehadiran pada masing-masing anggota (seperti: Hadir, Sakit, Keluar Kota, Lainnya, Tidak Tahu)
6. Setelah semua status kehadiran sudah sesuai, jangan lupa untuk menekan tombol Save

Email semua anggota kelompok dengan mudah

Sebagai pemimpin kelompok, mungkin akan sering membutuhkan berkomunikasi dengan anggotanya. Mungkin salah satunya adalah untuk membagikan pengumuman atau berita dari gereja. Untuk itu, Erista menyediakan fitur yang dapat memudahkan Anda mengirimkan email pribadi kepada seluruh anggota kelompok. Berikut caranya:

1. Pada bagian profil Ministry Group, terdapat tombol Message, tekan tombol v yang ada di bagian kanan
2. Setelah itu akan muncul beberapa opsi, tekan opsi Email (group)
3. Setelah itu, device Anda akan beralih pada Email software yang ada pada device Anda
4. Jika anggota kelompok Anda memiliki email address, maka alamat email mereka akan otomatis terisi